一、催款函格式的核心要素有哪些？
遇到客户拖欠账款时，一份规范的催款函既能维护合作关系，又能有效推进回款。那么标准的催款函格式包含哪些内容呢？
1. 抬头信息：明确标注”催款函”字样，写明对方公司全称（如”致：××有限公司”）；
2. 礼貌开场：先表达感谢，例如”感谢贵司长期支持”；
3. 欠款明细：用表格或分项列出欠款金额、合同编号、逾期天数；
4. 还款要求：明确最终期限（如”请于5月31日前支付”）；
5. 落款盖章：公司名称、联系人、日期缺一不可。
小技巧：金额建议同时用大致写（如”130,000元（人民币拾叁万元整）”），避免篡改争议。
二、催款函模板示例（可直接套用）
参考前文案例，优化后的催款函格式更清晰：
“`
催款函
致：××有限公司
开头来说感谢贵司一直以来的合作！根据2020年4月1日签订的《××项目合同》（编号：×××），贵司尚有款项未结清，具体如下：
– 质保金：120,000元（人民币拾贰万元整）
– 次年服务费：10,000元（人民币壹万元整）
合计：130,000元
请于2021年5月31日前支付至我司账户（户名：××；账号：××）。若逾期未付，我方将按合同约定暂停服务。
此致
敬礼！
××有限公司
2021年4月10日
“`
注意：语气要礼貌但坚定，避免威胁性措辞如”追究法律责任”，可改为”将影响后续合作”。
三、写催款函常见的3个错误
1. 信息不全：漏写合同编号、还款账号，增加沟通成本；
2. 语气生硬：通篇用”必须””否则”等词，易激化矛盾；
3. 缺乏证据：未附合同复印件或对账单，降低说服力。
过渡句：那么，怎样让催款函更有效？试试这两个技巧：
– 添加”盼复为感”等柔性表达；
– 随函附上逾期账单截图，增强可信度。
四、催款函发几次合适？跟进策略
首次发函后若未回应，建议按此节奏跟进：
1. 第1次：温和提醒（逾期7天内）；
2. 第2次：正式催告（逾期15天，加盖公章）；
3. 第3次：律师函（逾期30天以上）。
疑问句：担心频繁催款伤情感？其实专业且节制的沟通反而能赢得尊重！
五、划重点：催款函格式的黄金法则
写好催款函的关键是”有理有据有温度”：
– 理：明确合同条款和金额；
– 据：附上交易凭证；
– 情：保持商务礼仪，为后续合作留余地。
最终提醒：建议同步保存EMS寄送凭证或邮件已读回执，必要时可作为法律证据。现在就用这份指南，让你的催款函既专业又高效吧！
